Verifikationer

En verifikation är beviset för en affärshändelse – oftast ett kvitto eller en faktura. Utan verifikation får du inte bokföra, och vid en granskning är det verifikationerna som visar att bokföringen stämmer.

Vad den ska innehålla

Datum för affärshändelsen, datum när verifikationen togs fram, vad händelsen gäller, belopp, motpart och ett verifikationsnummer.

Löpnummer

Verifikationerna numreras i en obruten serie. Det gör det lätt att se att inget saknas.

Egen verifikation

Har du tappat ett kvitto kan du skriva en egen verifikation med samma uppgifter och förklara varför originalet saknas. Det ska vara undantag, inte rutin.

Ingen moms utan rätt underlag

För att få dra av momsen krävs i regel en faktura eller ett kvitto som uppfyller kraven för momsavdrag. En egen verifikation räcker inte för momsavdrag.

Gör så här

Kontrollera att kvittot eller fakturan har datum, belopp, moms, säljarens namn och vad du köpt.
Skriv på eller anteckna syftet om det inte framgår, t.ex. ”lunch med kund X om offert”.
Ge verifikationen nästa nummer i serien – programmet gör det oftast automatiskt.
Bokför händelsen och koppla verifikationen till bokföringsposten.
Arkivera verifikationen så att den går att ta fram i sju år.

Vanliga misstag

Kortutdrag från banken som enda underlag. Det visar att du betalat, inte vad du köpt.
Luckor i nummerserien som ingen kan förklara.
Att skriva egna verifikationer rutinmässigt i stället för att be om kvitto.

Vid representation: skriv alltid vilka som deltog och vad syftet var direkt på kvittot. Det är det första en granskare frågar efter.

Källa: Skatteverket