Löpande bokföring

Löpande bokföring betyder att du registrerar affärshändelserna i takt med att de sker – inte i en klump vid årets slut. Lagen ställer krav på hur snabbt det ska gå, och en jämn rytm gör dessutom att du alltid vet hur det går.

Kontanta betalningar först

Kontanta in- och utbetalningar ska som huvudregel bokföras senast påföljande arbetsdag.

Övrigt så snart det går

Andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske. Bokföringsnämnden anger i sina allmänna råd när och hur bokföringen får skjutas upp.

Ordning i väntan

Om du väntar med att bokföra ska verifikationerna under tiden hållas ordnade, så att inget kommer bort och allt kan tas fram.

Grundbok och huvudbok

Händelserna registreras i tidsordning (grundboken) och sorterade per konto (huvudboken). Ett bokföringsprogram skapar båda automatiskt.

Gör så här

Bestäm en fast bokföringsdag, t.ex. varje fredag eller var fjortonde dag.
Samla veckans kvitton, fakturor och kontoutdrag på ett ställe.
Bokför kontanta betalningar direkt och övriga händelser vid den fasta tiden.
Matcha banktransaktionerna mot verifikationerna så att inget saknas.
Stäm av bankkontot mot bokföringen innan du stänger perioden.

Vanliga misstag

Att låta allt vänta tills momsdeklarationen ska in.
Att bokföra direkt från kontoutdraget utan riktiga underlag.
Att tro att reglerna om bokföringstid bara gäller stora företag.

Exempel

Måndag säljer du varor kontant för 500 kr inklusive moms. Den bokförs senast tisdag: debet 1910 Kassa 500 kr, kredit 3001 Försäljning 25 % moms 400 kr, kredit 2611 Utgående moms 100 kr. En leverantörsfaktura som kommer samma dag bokförs vid din fasta bokföringsstund på fredag.

Lägg in bokföringsstunden som ett återkommande möte i kalendern. Det som har en tid blir gjort.

Källa: Bokföringsnämnden (BFN)