Arkivering

Företaget måste spara räkenskapsinformation – verifikationer, bokföring och årsbokslut – i flera år. Bra arkivering skyddar dig vid en granskning och gör det lätt att hitta saker när du behöver dem.

Sju år

Räkenskapsinformation ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Digitalt eller på papper

Du får i regel spara digitalt, även kvitton som kommit på papper, om kraven i bokföringslagen uppfylls.

Läsbart och tillgängligt

Materialet ska kunna tas fram och läsas under hela tiden, även om du byter program.

Mer än bokföring

Spara även avtal, försäkringsbrev, beslut från myndigheter och protokoll.

Gör så här

Bestäm en mappstruktur, till exempel år → område → dokument.
Spara underlag direkt när de kommer, inte i slutet av året.
Ta regelbunden säkerhetskopia på en annan plats än originalet.
Kontrollera att du kan exportera data om du byter bokföringsprogram.
Gå igenom arkivet en gång om året och rensa det som inte längre behöver sparas.

Vanliga misstag

Att ha alla kvitton i en låda och tro att det räcker.
Att byta bokföringsprogram och förlora tillgången till gamla år.
Att bara ha en kopia av allt.

Exempel

Räkenskapsåret 2025 slutar 31 december 2025. Räkenskapsinformationen ska då sparas till och med 2032.

Fotografera kvitton direkt i bokföringsappen – men läs Skatteverkets och Bokföringsnämndens regler för när pappersoriginalet får slängas.

Källa: Skatteverket – Bokföring