AI & digitalisering / Automation och systemintegration

Zapier

Zapier är en tjänst som kopplar ihop olika webbtjänster utan att du behöver programmera. När något händer i ett program kan Zapier automatiskt göra något i ett annat. Liknande tjänster finns, t.ex. Make och n8n.

Trigger och action

Ett flöde (en ”Zap”) består av en trigger – något som händer – och en eller flera actions – det som ska ske. Exempel: nytt formulärsvar → skapa kund i CRM.

Färdiga kopplingar

Zapier har kopplingar till många vanliga tjänster. Kontrollera att just dina program finns med innan du bygger.

Kostnad

Prissättningen beror ofta på hur många automatiska steg som körs. Räkna på hur mycket du använder innan du väljer nivå.

Data flyttas

När du kopplar ihop tjänster flyttas uppgifter mellan dem. Gäller det personuppgifter måste du ha koll på var de hamnar.

Gör så här

1. Välj en enkel uppgift, t.ex. att nya formulärsvar ska hamna i ett kalkylark.
2. Skapa ett konto och välj trigger – programmet och händelsen som startar flödet.
3. Välj action – vad som ska hända i nästa program.
4. Koppla ihop fälten, t.ex. att ”namn” i formuläret ska bli ”namn” i kalkylarket.
5. Testa med ett riktigt exempel och kontrollera resultatet.
6. Slå på flödet och titta på historiken de första dagarna.

Vanliga misstag

• Att bygga stora, komplicerade flöden direkt i stället för att börja litet.
• Att inte testa med riktiga data.
• Att glömma bort att flöden finns, så att ingen vet varför något händer.

Exempel

En byggfirma får förfrågningar via ett formulär på hemsidan. Med Zapier skapas varje förfrågan automatiskt som en rad i ett kalkylark och ägaren får ett sms. Inga förfrågningar fastnar längre i inkorgen.

Ge varje flöde ett tydligt namn som beskriver vad det gör, t.ex. ”Formulär → Kalkylark + sms”.