Standardrutiner (SOP)

En standardrutin, eller SOP (Standard Operating Procedure), är en skriven instruktion för hur en återkommande uppgift görs. Den gör att kvaliteten blir densamma oavsett vem som gör jobbet – och att du kan vara ledig.

För återkommande uppgifter

Allt som görs ofta, som är viktigt att göra rätt eller som någon annan ska kunna ta över.

Kort och konkret

Numrerade steg, enkla ord och gärna bilder eller skärmdumpar.

Ägare och datum

Varje rutin ska ha någon som ansvarar för den och ett datum för senaste uppdatering.

Lätt att hitta

Samla rutinerna på ett ställe där alla vet var de finns.

Gör så här

Välj en uppgift som görs ofta eller ofta blir fel.
Gör uppgiften och skriv ner varje steg medan du gör den.
Låt någon annan följa instruktionen utan hjälp och notera var det blir oklart.
Förbättra texten och lägg till bilder där det behövs.
Spara rutinen på en gemensam plats och sätt ett datum för översyn.

Vanliga misstag

Att skriva så långa rutiner att ingen läser dem.
Att aldrig uppdatera rutinen när arbetssättet ändras.
Att skriva rutiner för saker som bara görs en gång.

Exempel

Rutin ”Ny kund”: 1. Lägg in kunden i kundregistret. 2. Skicka välkomstmejl från mallen. 3. Skapa en mapp för kunden. 4. Boka uppstartsmöte inom en vecka. Fyra steg som gör att ingen ny kund faller mellan stolarna.

Börja med de tre uppgifter du skulle ha svårast att förklara i telefon om du blev sjuk.