Processkartläggning

Processkartläggning betyder att du ritar upp hur ett arbete faktiskt går till, steg för steg, från början till slut. När processen syns blir det lätt att se dubbelarbete, väntetider och var fel uppstår.

Start och slut

Varje process börjar med ett behov, som en kundbeställning, och slutar med ett resultat, som en betald faktura.

Steg och ansvar

Vem gör vad i varje steg?

Hur det är, inte hur det borde vara

Rita först upp verkligheten. Annars missar du problemen.

Slöseri

Leta efter väntan, omarbete, onödiga kontroller och information som skrivs in flera gånger.

Gör så här

Välj en process som är viktig eller ofta krånglar, till exempel från offert till betalning.
Bestäm var processen börjar och slutar.
Skriv varje steg på en lapp och sätt upp dem i ordning.
Markera vem som gör varje steg och hur lång tid det tar.
Ringa in problem och välj ett eller två att förbättra först.

Vanliga misstag

Att rita upp hur processen ser ut i teorin i stället för i praktiken.
Att göra kartan så detaljerad att den inte går att överblicka.
Att inte låta dem som gör jobbet vara med.

Exempel

En liten firma kartlägger flödet från avslutat jobb till betalning. Det visar sig att fakturan skickas i genomsnitt tolv dagar efter att jobbet är klart, eftersom underlaget ligger i en bil. De börjar fakturera från mobilen samma dag och får betalt snabbare.

Den kartlagda processen är ett bra underlag för en standardrutin eller för att se vad som kan automatiseras.