Avvikelsehantering

En avvikelse är när något inte blir som det ska – en felleverans, ett kundklagomål eller ett tillbud. Avvikelsehantering betyder att du dokumenterar, rättar och tar bort orsaken så att det inte händer igen.

Fånga upp

Gör det enkelt för alla att rapportera avvikelser, utan att någon blir skuldbelagd.

Åtgärda direkt

Rätta det akuta först: byt varan, ring kunden, säkra platsen.

Hitta orsaken

Fråga ”varför?” flera gånger tills du kommer fram till grundorsaken.

Förebygg

Ändra rutin, utbildning eller utrustning så att felet inte upprepas.

Gör så här

Skapa ett enkelt formulär eller en lista: vad hände, när, var och vem upptäckte det.
Åtgärda konsekvensen för kunden eller verksamheten direkt.
Utred orsaken – gärna tillsammans med dem som var med.
Bestäm en förebyggande åtgärd och vem som ansvarar för den.
Följ upp efter en tid att åtgärden fungerat.

Vanliga misstag

Att leta efter en skyldig i stället för en orsak.
Att bara rätta felet men inte ta bort orsaken.
Att inte samla avvikelserna så att mönster syns.

Exempel

Tre kunder får fel storlek på en vecka. Varför? Plockaren tog fel låda. Varför? Lådorna ser likadana ut. Varför? Etiketterna är små. Åtgärd: större etiketter med färgkod. Felen upphör.

Har du anställda ska tillbud och arbetsskador hanteras enligt arbetsmiljöreglerna. Läs mer hos Arbetsmiljöverket.

Källa: Arbetsmiljöverket