Projektplanering

Ett projekt är ett arbete med ett tydligt mål, en start och ett slut – till exempel att bygga en webbshop eller flytta till en ny lokal. Med en enkel plan vet alla vad som ska göras, av vem och när, och du ser tidigt om något halkar efter.

Mål och avgränsning

Skriv vad projektet ska leverera och vad som inte ingår. Det är det bästa skyddet mot att projektet växer okontrollerat.

Aktiviteter

Bryt ner arbetet i uppgifter som är så små att de går att uppskatta och bocka av.

Tid och beroenden

Vissa uppgifter måste vara klara innan andra kan börja. De styr hur fort projektet kan gå.

Resurser och budget

Vem gör jobbet, hur mycket tid har de och vad får det kosta?

Gör så här

Skriv projektmålet i en mening, med datum.
Lista allt som ska levereras och vad som uttryckligen inte ingår.
Bryt ner arbetet i uppgifter och uppskatta tiden för varje.
Ordna uppgifterna efter vad som måste ske först och sätt ut några milstolpar.
Fördela ansvar så att varje uppgift har en ägare.
Bestäm hur och hur ofta ni följer upp, till exempel ett kort möte varje vecka.

Vanliga misstag

Att planera utan marginal. Det mesta tar längre tid än man tror.
Att låta nya önskemål komma in i projektet utan att ändra tid eller budget.
Att göra en plan och sedan inte följa upp den.

Exempel

Projekt: lansera webbshop till 1 mars. Uppgifter: välja plattform (1 vecka), fotografera produkter (2 veckor), skriva texter (2 veckor), testa betalning (1 vecka). Foto och texter kan göras samtidigt, men testerna kan inte börja förrän shoppen är uppbyggd.

Lägg till 20–30 procent extra tid på uppskattningar för uppgifter du inte har gjort förut.