Regler & juridik / GDPR och dataskydd
Personuppgifter
En personuppgift är all information som direkt eller indirekt kan kopplas till en levande person. Det är mycket mer än namn och personnummer.
Direkt och indirekt
Namn, e-post, telefonnummer, bilder, IP-adresser, kundnummer och registreringsnummer kan alla vara personuppgifter.
Känsliga uppgifter
Uppgifter om hälsa, etniskt ursprung, religion, politisk åsikt, fackmedlemskap och sexuell läggning har särskilt starkt skydd.
Personnummer
Får bara användas när det är klart motiverat, till exempel för säker identifiering.
Företagsuppgifter
Uppgifter om ett aktiebolag är inte personuppgifter, men en enskild firma och en kontaktpersons e-post kan vara det.
Gör så här
- Gå igenom system och mappar: var finns uppgifter om personer?
- Notera vilka slags uppgifter det är och varför du har dem.
- Markera känsliga uppgifter och personnummer särskilt.
- Radera det du inte behöver.
- Begränsa vem som har åtkomst.
Vanliga misstag
- Att glömma mejlkorgen, telefonen och gamla Excel-filer.
- Att tro att en e-postadress som namn@foretag.se inte är en personuppgift.
- Att spara känsliga uppgifter, till exempel om sjukdom, i vanliga mappar.
Den största personuppgiftssamlingen i ett litet företag är oftast e-posten. Bestäm hur länge gamla mejl ska sparas.