Utlägg

Ett utlägg är när en anställd betalar något för företagets räkning med egna pengar och sedan får tillbaka beloppet. Ersättningen är inte lön och därför skattefri – så länge det verkligen är en kostnad för företaget och det finns kvitto.

Kvitto krävs

Utan kvitto finns inget underlag för bokföringen och ersättningen kan i värsta fall behöva behandlas som lön.

Företagets kostnad

Bara kostnader som hör till verksamheten ersätts som utlägg. Privata köp är inte utlägg.

Moms

Företaget kan dra av momsen om kvittot uppfyller kraven och kostnaden ger avdragsrätt.

Du som ägare

I aktiebolag kan du göra utlägg precis som en anställd. I enskild firma är det i stället en privat insättning i firman när du betalar med egna pengar.

Gör så här

Bestäm vad anställda får köpa på egen hand och upp till vilket belopp.
Ta fram en enkel blankett eller app för utläggsredovisning.
Kräv kvitto med datum, säljare, belopp och moms, samt syftet med köpet.
Attestera och betala tillbaka, gärna med lönen eller vid ett fast tillfälle.
Bokför kostnaden och momsen med kvittot som underlag.

Vanliga misstag

Att ersätta utlägg utan kvitto ”för att det var så lite”.
Att blanda in privata köp på samma kvitto.
Att låta utlägg ligga i månader – den anställde lånar då ut pengar till företaget.

Exempel

En säljare köper kontorsmaterial för 500 kr inklusive 100 kr moms. Hon fotar kvittot i appen. Företaget betalar tillbaka 500 kr skattefritt, bokför 400 kr som kostnad och drar av 100 kr i moms.

Ett företagskort till den som ofta handlar åt företaget sparar mycket administration jämfört med utlägg.

Källa: Skatteverket