Reseräkningar

En reseräkning sammanställer kostnaderna för en tjänsteresa: resor, logi, traktamente och milersättning. Rätt gjord blir ersättningen skattefri för den anställde och avdragsgill för företaget.

Traktamente

Skattefritt traktamente förutsätter bland annat att resan innebär övernattning och att den går tillräckligt långt från både det vanliga arbetsstället och bostaden. Skatteverket anger avstånd och belopp.

Schablonbelopp

Skatteverket bestämmer skattefria schablonbelopp för traktamente och milersättning. De ändras, så kontrollera aktuella belopp varje år.

Milersättning

Den som kör egen bil i tjänsten kan få skattefri milersättning upp till Skatteverkets schablon. Det som betalas över schablonen är lön.

Fri måltid minskar traktamentet

Får den anställde frukost, lunch eller middag betald under resan ska traktamentet minskas.

Längre förrättningar

Efter en tid på samma ort sänks det skattefria traktamentet. Kontrollera reglerna för långa uppdrag.

Gör så här

Ha en resepolicy som säger hur man reser, bor och vad som ersätts.
Låt den anställde fylla i datum, tider, orter, syfte och körda mil.
Bifoga kvitton för biljetter, hotell och andra kostnader.
Räkna traktamente och milersättning med Skatteverkets aktuella belopp och gör avdrag för fria måltider.
Attestera, betala ut och redovisa rätt i arbetsgivardeklarationen.

Vanliga misstag

Att betala traktamente för en dagsresa utan övernattning och kalla det skattefritt.
Att använda förra årets schablonbelopp.
Att glömma att minska traktamentet när måltider ingått.

Exempel

En tekniker åker på en tvådagarsresa med en övernattning och kör egen bil 40 mil tur och retur. Hotellet ingår med frukost. Reseräkningen visar milersättning enligt schablonen, traktamente för två dagar enligt Skatteverkets belopp minus avdrag för frukosten, och hotellkvittot.

Använd ett reseräkningsverktyg i lönesystemet. De uppdateras med nya schablonbelopp och räknar måltidsavdragen åt dig.

Källa: Skatteverket