Personalregister

Ett personalregister samlar uppgifter om de anställda: kontaktuppgifter, anställningsform, lön och frånvaro. Det gör administrationen enkel – men det är personuppgifter, och dataskyddsförordningen (GDPR) styr hur du får hantera dem.

Bara det som behövs

Spara de uppgifter du behöver för anställningen, lönen och lagens krav – inte allt du kan få tag på.

Känsliga uppgifter

Hälsa, facklig tillhörighet och liknande är känsliga personuppgifter. De ska skyddas extra och bara de som behöver ska se dem.

Informera de anställda

De anställda har rätt att veta vilka uppgifter du sparar, varför och hur länge. De har också rätt att få ett utdrag.

Gallra

Bestäm hur länge olika uppgifter sparas. Bokföringsunderlag som lönespecifikationer har egna lagkrav på arkivering.

Personalliggare är något annat

I vissa branscher, bland annat restaurang, frisör och bygg, kräver Skatteverket en personalliggare där alla som arbetar registreras varje dag.

Gör så här

Lista vilka uppgifter du samlar in och varför.
Välj ett system med behörighetsstyrning – inte ett delat kalkylark alla kan öppna.
Skriv en kort information till de anställda om hur deras uppgifter hanteras.
Bestäm gallringstider för olika slags uppgifter.
Kontrollera om din bransch omfattas av kravet på personalliggare.

Vanliga misstag

Att spara sjukintyg och läkarbesked i en öppen mapp.
Att aldrig radera uppgifter om personer som slutat för länge sedan.
Att blanda ihop personalregister och personalliggare.

Exempel

Jonas har tre anställda och sparade allt i ett gemensamt Excel-ark, inklusive sjukdagar. Han flyttar uppgifterna till lönesystemet, där bara han själv ser frånvaroorsaker, och raderar arket.

Fråga dig om varje uppgift: ”Skulle jag kunna förklara för den anställde varför jag har den här?” Om inte – spara den inte.

Källa: Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)