Personalhandbok

En personalhandbok samlar företagets regler, rutiner och förmåner på ett ställe. Den gör att alla behandlas lika, att nyanställda kommer in snabbare och att du slipper svara på samma frågor om och om igen.

Vad som hör hemma där

Arbetstider, frånvaroanmälan, semesterrutiner, förmåner, utlägg och resor, IT-regler och kontaktvägar.

Lagkrav i bakgrunden

Vissa rutiner krävs enligt lag, till exempel arbetsmiljöpolicy och rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete samt riktlinjer och rutiner mot trakasserier enligt diskrimineringslagen.

Inte ett avtal

Handboken kompletterar anställningsavtal och kollektivavtal. Den kan inte ge sämre villkor än lag och avtal.

Levande dokument

En handbok som inte uppdateras blir snabbt fel. Ange när den senast sågs över.

Gör så här

Samla de frågor anställda oftast ställer – det är handbokens innehållsförteckning.
Skriv kort och konkret: vad gäller, vem frågar man, var finns blanketten.
Ta med de policyer och rutiner som lagen kräver.
Låt en anställd läsa och peka ut det som är oklart.
Publicera digitalt där alla hittar den och gå igenom den vid introduktionen.
Se över handboken minst en gång per år.

Vanliga misstag

Att kopiera en mall från ett stort företag som inte passar ditt.
Att skriva regler som strider mot kollektivavtalet.
Att aldrig uppdatera den efter att rutinerna ändrats.

Exempel

En frisörsalong med fem anställda skriver en handbok på sex sidor: öppettider och schema, sjuk- och VAB-anmälan, semesterönskemål senast 1 mars, provision och förmåner, hygienrutiner och vem man kontaktar vid kränkande särbehandling.

Börja med en sida. En kort handbok som används är bättre än en lång som ingen läser.

Källa: Arbetsmiljöverket