Ekonomi / Fakturering och betalningar
Påminnelseavgifter
När en kund betalar för sent får du skicka en påminnelse – men du får inte ta betalt för den hur som helst. Lagen om ersättning för inkassokostnader styr både när en avgift får tas ut och hur stor den får vara.
Avtal i förväg
Påminnelseavgift får bara tas ut om ni har avtalat om det senast när skulden uppstod – t.ex. i avtalet, offerten eller villkoren som kunden godkänt. Det räcker inte att skriva det på fakturan eller påminnelsen.
Högst 60 kr
Ersättningen för en skriftlig betalningspåminnelse är enligt inkassokostnadslagen högst 60 kr.
Förseningsersättning mellan företag
Mellan näringsidkare har du rätt till en förseningsersättning på 450 kr när kunden betalar för sent och du har rätt till dröjsmålsränta. Den rätten följer av lagen och kräver inget avtal.
Ingen dubbel ersättning
Tar du ut förseningsersättning får kunden bara betala påminnelse- och inkassoavgifter till den del de sammanlagt överstiger 450 kr. Avgifterna avräknas alltså mot förseningsersättningen.
Ränta är något annat
Dröjsmålsränta kan tas ut utöver avgifterna. Räntan följer räntelagen och referensräntan, som ändras – se Riksbanken.
Gör så här
- Skriv in betalningsvillkor, dröjsmålsränta och påminnelseavgift i dina avtal och villkor innan uppdraget börjar.
- Skicka en vänlig påminnelse några dagar efter förfallodagen.
- Lägg bara på påminnelseavgift om den är avtalad – och högst 60 kr.
- Mot företagskunder: överväg att i stället debitera förseningsersättningen på 450 kr.
- Har kunden fortfarande inte betalat: gå vidare med inkassokrav eller betalningsföreläggande.
Vanliga misstag
- Att ta ut påminnelseavgift som aldrig avtalats.
- Att ta ut mer än 60 kr per påminnelse.
- Att debitera både 450 kr i förseningsersättning och full påminnelse- och inkassoavgift ovanpå.
- Att ta ut förseningsersättning av en konsument – den gäller bara mellan företag.
Exempel
Ett företag betalar en faktura på 15 000 kr tre veckor för sent. Du debiterar förseningsersättning på 450 kr och dröjsmålsränta. Senare skickar du en påminnelse (60 kr) och ett inkassokrav (180 kr). Sammanlagt 240 kr – mindre än 450 kr – så kunden ska inte betala något extra för dem. Hade avgifterna sammanlagt blivit 500 kr hade bara de 50 kronorna över förseningsersättningen fått tas ut.
Lägg in en standardrad i dina villkor: ”Vid försenad betalning debiteras dröjsmålsränta enligt räntelagen och påminnelseavgift enligt lag.” Då är avtalskravet uppfyllt från början.