Ekonomi / Fakturering och betalningar
Kreditfaktura
En kreditfaktura är en faktura med negativt belopp som helt eller delvis tar bort en tidigare faktura. Du använder den när något blivit fel, när kunden får rabatt i efterhand eller när en vara returneras.
Ändra aldrig en skickad faktura
En faktura som skickats och bokförts får inte ändras eller raderas. Rättelsen görs med en kreditfaktura.
Hänvisning till originalet
Kreditfakturan ska hänvisa till den ursprungliga fakturan på ett sätt som gör att den tydligt kan identifieras, t.ex. med fakturanummer och datum.
Momsen krediteras också
Kreditfakturan ska visa den moms som krediteras, så att både du och kunden kan rätta momsredovisningen.
Ny faktura vid behov
Var originalet fel krediterar du hela fakturan och skickar en ny, korrekt faktura.
Gör så här
- Ta fram den ursprungliga fakturan och bestäm om hela eller en del ska krediteras.
- Skapa kreditfakturan i fakturaprogrammet med hänvisning till originalfakturans nummer och datum.
- Kontrollera att belopp och moms är negativa och stämmer.
- Skicka kreditfakturan till kunden och förklara kort varför.
- Skicka en ny korrekt faktura om det behövs.
- Kontrollera att kundreskontran visar rätt saldo efteråt.
Vanliga misstag
- Att radera eller skriva över en faktura som redan skickats.
- Att glömma hänvisningen till ursprungsfakturan.
- Att kreditera beloppet men inte momsen.
Exempel
Du har fakturerat 10 000 kr plus 2 500 kr moms, men det avtalade priset var 8 000 kr. Du skickar en kreditfaktura på −10 000 kr och −2 500 kr moms med hänvisning till originalfakturan och skickar sedan en ny faktura på 8 000 kr plus 2 000 kr moms. Alternativt krediterar du bara mellanskillnaden: −2 000 kr och −500 kr moms.
Skriv orsaken i fritextfältet på kreditfakturan, t.ex. ”Kreditering av faktura 1042, fel timpris”. Det sparar ett samtal från kundens ekonomiavdelning.