Fakturamallar

En fakturamall gör att varje faktura får rätt uppgifter, rätt utseende och rätt villkor – utan att du behöver tänka på det varje gång. Den sparar tid och minskar risken för fel som gör att betalningen dröjer.

Obligatoriska uppgifter fast i mallen

Ditt namn, adress, organisationsnummer, momsregistreringsnummer och ”Godkänd för F-skatt” ska stå i mallen så att de aldrig glöms.

Automatiskt löpnummer

Mallen eller programmet ska ge varje faktura nästa nummer i en obruten serie.

Tydliga betalningsuppgifter

Förfallodatum, bankgiro eller kontonummer, OCR-nummer eller referens och villkor vid sen betalning.

Olika mallar för olika fall

Ha separata mallar om du säljer till utlandet, med omvänd skattskyldighet eller till privatpersoner – kraven på texten skiljer sig.

Gör så här

Utgå från bokföringsprogrammets fakturafunktion eller en mall med alla obligatoriska fält.
Fyll i dina fasta företagsuppgifter och betalningsvillkor.
Lägg in din logotyp och en kontaktperson.
Skapa varianter för särskilda fall, t.ex. omvänd skattskyldighet.
Testa mallen genom att skicka en faktura till dig själv och kontrollera varje fält.

Vanliga misstag

Att använda ett ordbehandlingsdokument där numret måste ändras för hand.
Att glömma uppdatera mallen när bankgiro, adress eller momsnummer ändras.
Att sakna den lagstadgade texten vid omvänd skattskyldighet eller momsfri försäljning.

Exempel

En mall för tjänster i Sverige innehåller: fakturadatum, löpnummer, förfallodatum (30 dagar), ditt och kundens namn och adress, ditt momsregistreringsnummer, ”Godkänd för F-skatt”, beskrivning med period, pris exklusive moms, momssats 25 %, momsbelopp, totalbelopp, bankgiro och OCR-nummer.

Lägg fakturamallen i bokföringsprogrammet, inte i ett separat dokument. Då bokförs fakturan samtidigt som den skapas.

Källa: Skatteverket