Ekonomi / Fakturering och betalningar
E-faktura
En e-faktura är en faktura i ett strukturerat, maskinläsbart format som går direkt in i mottagarens ekonomisystem. Säljer du till offentlig sektor är e-faktura ett lagkrav – och för andra kunder blir det allt vanligare.
PDF är inte e-faktura
En PDF-faktura i ett mejl är en elektronisk faktura, men inte en e-faktura i lagens mening. E-fakturan består av strukturerad data som systemet kan läsa automatiskt.
Krav vid offentlig upphandling
Sedan den 1 april 2019 ska leverantörer till offentlig sektor skicka e-faktura för köp som görs efter offentlig upphandling, även direktupphandling. Det följer av lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling.
Peppol
Peppol är det nätverk och den standard som används i offentlig sektor. Formatet Peppol BIS Billing 3 rekommenderas, och du ansluter via en tjänsteleverantör eller ditt fakturaprogram.
Snabbare betalt
E-fakturor hamnar direkt i kundens system och behöver inte skrivas in för hand. Det minskar felen och kortar ledtiden till betalning.
Gör så här
- Kontrollera om ditt fakturaprogram kan skicka e-faktura via Peppol.
- Om inte: anslut dig till en tjänsteleverantör eller använd en gratis fakturaportal.
- Be kunden om dess Peppol-id eller e-fakturaadress och referens, t.ex. beställar-id.
- Lägg in uppgifterna på kunden i fakturaprogrammet.
- Skicka en första e-faktura och kontrollera att den kommit fram.
Vanliga misstag
- Att skicka en PDF till en kommun eller myndighet som kräver e-faktura.
- Att glömma kundens referens eller beställar-id, vilket gör att fakturan inte kan matchas och blir liggande.
- Att vänta med att lösa e-fakturan tills första offentliga uppdraget redan är levererat.
Exempel
En snickare vinner en direktupphandling hos kommunen. Kommunen kräver e-faktura med referenskod. Han aktiverar Peppol-utskick i sitt fakturaprogram, lägger in kommunens Peppol-id och referens och skickar fakturan. Den hamnar direkt i kommunens system och betalas på förfallodagen.
Läs kundens faktureringsinstruktion innan du skickar första fakturan. Offentliga kunder anger nästan alltid exakt vilken referens som måste finnas med.