Betalningsavstämning

Betalningsavstämning betyder att du matchar varje inbetalning mot den faktura eller försäljning den gäller. Det är så du vet vilka kunder som har betalat, vilka som inte har det och om något har blivit fel.

Matcha mot reskontran

Varje inbetalning ska kopplas till en faktura i kundreskontran. Det som inte går att koppla ska utredas.

Flera betalvägar

Bankgiro, plusgiro, Swish, kort och betallänkar ger olika underlag. Ju fler betalvägar, desto viktigare med en fast rutin.

Differenser

Kunden kan ha betalat för lite, för mycket eller dubbelt. Varje differens ska följas upp – inte bokas bort.

Oidentifierade betalningar

En inbetalning du inte vet vad den gäller kan tillfälligt bokföras på ett avstämningskonto (i BAS t.ex. OBS-konto 2999) tills den är utredd.

Gör så här

Läs in bankens transaktioner i bokföringsprogrammet.
Matcha inbetalningar med OCR eller referens automatiskt.
Matcha resten för hand mot belopp och kundnamn.
Utred differenser och kontakta kunden vid behov.
Kontrollera att kundreskontran och kontot för kundfordringar stämmer efter avstämningen.

Vanliga misstag

Att bokföra inbetalningar direkt mot försäljning så att fakturan står kvar som obetald.
Att låta oidentifierade betalningar ligga på avstämningskontot i månader.
Att boka bort små differenser utan att fråga kunden.

Exempel

En kund betalar 12 000 kr mot en faktura på 12 500 kr. Du bokför inbetalningen: debet 1930 Företagskonto 12 000 kr, kredit 1510 Kundfordringar 12 000 kr. Fakturan står kvar med 500 kr i reskontran och du kontaktar kunden – det visar sig att de dragit av en rabatt som inte avtalats.

Använd OCR-nummer på fakturorna och be om referens i Swish och betallänkar. Ju mer som matchas automatiskt, desto mindre detektivarbete.

Källa: Bokföringsnämnden (BFN)