Återkommande fakturor

Återkommande fakturor är fakturor som skickas med jämna mellanrum för samma sak, t.ex. en månadsavgift för service eller ett abonnemang. Med automatisk fakturering sparar du tid och får jämnare intäkter.

Avtalet först

Grunden är ett avtal om vad som ingår, pris, period, uppsägningstid och hur priset får ändras.

Varje faktura är en egen faktura

Även automatiska fakturor ska ha eget löpnummer och alla obligatoriska uppgifter, inklusive vilken period de gäller.

Förskott eller efterskott

Fakturerar du i förskott över ett årsskifte kan en del av intäkten behöva periodiseras till nästa år.

Konsumenter

Säljer du abonnemang till privatpersoner gäller konsumentskyddsregler, t.ex. om information och ångerrätt vid distansavtal. Se Konsumentverket.

Gör så här

Skriv ett tydligt avtal med kunden.
Lägg upp den återkommande fakturan i bokföringsprogrammet med startdatum, intervall och slutdatum.
Välj betalsätt – faktura, autogiro eller kortbetalning.
Kontrollera de första utskicken manuellt.
Gå igenom alla återkommande fakturor minst en gång per år och justera priser enligt avtalet.

Vanliga misstag

Att fortsätta fakturera en kund som sagt upp avtalet.
Att höja priset utan stöd i avtalet.
Att glömma ange vilken period fakturan gäller.

Exempel

En kund betalar 2 000 kr plus 500 kr moms i månaden för support. Varje månad skapas automatiskt en faktura: debet 1510 Kundfordringar 2 500 kr, kredit 3001 Försäljning 25 % moms 2 000 kr, kredit 2611 Utgående moms 500 kr. Fakturan anger ”Support, period: mars”.

Kombinera återkommande fakturor med autogiro eller kort. Då slipper både du och kunden tänka på betalningen.

Källa: Konsumentverket