Traktamente
Traktamente är en ersättning för ökade levnadskostnader – mest för mat – när du är på tjänsteresa. Upp till Skatteverkets schablonbelopp kan ersättningen vara skattefri, men bara om vissa villkor är uppfyllda.
Tjänsteresa
Resan ska vara förrättad i tjänsten och gå till en plats mer än 50 kilometer från både den vanliga arbetsplatsen och bostaden.
Övernattning krävs
Skattefritt traktamente förutsätter att resan omfattar övernattning. Endagsresor ger inte skattefritt traktamente.
Schablonbelopp
Skatteverket fastställer belopp för hel dag, halv dag och natt, och normalbelopp för resor utomlands. Beloppen ändras varje år – kontrollera de aktuella.
Fria måltider minskar beloppet
Får du frukost, lunch eller middag betald ska traktamentet minskas med en bestämd andel för varje fri måltid.
Längre resor
Efter tre månader på samma ort sänks det skattefria beloppet, och efter två år sänks det ytterligare.
Gör så här
- Kontrollera att resan uppfyller villkoren: tjänsteresa, mer än 50 km och övernattning.
- Notera avresa och hemkomst med klockslag – de styr om dagen räknas som hel eller halv.
- Anteckna vilka måltider som varit fria.
- Räkna fram ersättningen med Skatteverkets aktuella belopp och gör reduceringar för fria måltider.
- I aktiebolaget: betala ut traktamentet med en reseräkning som underlag. I enskild firma: gör i stället avdrag för ökade levnadskostnader i deklarationen.
Vanliga misstag
- Att betala skattefritt traktamente för endagsresor.
- Att glömma att minska beloppet när hotellet bjudit på frukost.
- Att betala ut traktamente utan reseräkning som visar datum, tider, ort och syfte.
- Att använda förra årets schablonbelopp.
Exempel
Maria, som är anställd i sitt eget aktiebolag, åker på en tvådagars kundträff 30 mil bort och sover på hotell med frukost. Bolaget betalar ut traktamente enligt Skatteverkets schablon för de båda dagarna, minskat med avdraget för den fria frukosten. Reseräkningen med tider, ort och syfte sparas som verifikation.
Gör en mall för reseräkning i bokföringsprogrammet. Då räknas reduceringarna automatiskt och du får rätt underlag varje gång.